Die Microsoft Office-suite het 'n spesiale program om 'n databasis te skep en daarmee saam te werk - Access. Baie gebruikers verkies egter om 'n meer bekende toepassing vir hierdie doeleindes te gebruik - Excel. Daar moet op gelet word dat hierdie program al die instrumente het om 'n volledige databasis (DB) te skep. Kom ons kyk hoe u dit kan doen.
Skeppingsproses
Die Excel-databasis is 'n gestruktureerde stel inligting versprei oor die kolomme en rye van 'n vel.
Volgens spesiale terminologie word databasisrye benoem "Rekords". Elke inskrywing bevat inligting oor 'n individuele voorwerp.
Kolomme word genoem "Fields". Elke veld bevat 'n aparte parameter vir alle rekords.
Dit wil sê, die raamwerk van enige databasis in Excel is 'n gewone tabel.
Tafelskepping
Dus moet ons eerstens 'n tabel skep.
- Ons voer die opskrifte van die velde (kolomme) van die databasis in.
- Vul die naam van die rekords (rye) van die databasis in.
- Ons gaan voort om die databasis te vul.
- Nadat die databasis ingevul is, formateer ons die inligting daarin volgens die diskresie (lettertipe, grense, vulsel, seleksie, teksligging relatief tot die sel, ens.).
Hiermee word die skepping van die databasisraamwerk voltooi.
les: Hoe om 'n tabel in Excel te maak
Ken databasiskenmerke toe
Om die tabel nie net as 'n verskeidenheid selle te sien nie, maar eerder as 'n databasis, moet die toepaslike eienskappe toegeken word.
- Gaan na die oortjie "Data".
- Kies die volledige reeks van die tabel. Regsklik. Klik in die konteksmenu op die knoppie "Ken 'n naam toe ...".
- In die grafiek "Naam" dui die naam aan wat ons die databasis wil noem. 'N Voorvereiste is dat die naam met 'n letter moet begin en daar geen spasies moet wees nie. In die grafiek "Range" u kan die adres van die tabelarea verander, maar as u dit korrek kies, hoef u hier niks te verander nie. U kan opsioneel 'n nota in 'n aparte veld spesifiseer, maar hierdie parameter is opsioneel. Nadat alle wysigings aangebring is, klik op die knoppie "OK".
- Klik op die knoppie "Save" in die boonste deel van die venster of tik die kortpad in Ctrl + S, om die databasis op die hardeskyf of verwyderbare media wat aan die rekenaar gekoppel is, te stoor.
Ons kan sê dat ons daarna 'n gereedgemaakte databasis het. U kan daarmee werk in die staat soos dit nou aangebied word, maar baie geleenthede sal ingekort word. Hieronder bespreek ons hoe u die databasis meer funksioneel kan maak.
Sorteer en filter
Om met databasisse te werk, maak dit eerstens voorsiening vir die organisering, seleksie en sortering van rekords. Verbind hierdie funksies met ons databasis.
- Ons kies die inligting van die veld waarmee ons gaan organiseer. Klik op die knoppie "Sorteer" op die lint in die oortjie "Data" in die gereedskapskis Sorteer en filter.
Sortering kan op byna enige parameter uitgevoer word:
- alfabetiese naam;
- datum;
- nommer ens
- In die volgende venster wat verskyn, sal die vraag wees of u slegs die geselekteerde gebied vir die sortering moet gebruik of dit outomaties moet uitbrei. Kies outomatiese uitbreiding en klik op die knoppie "Sorteer ...".
- Die sorteerinstellingsvenster word oopgemaak. In die veld Sorteer volgens spesifiseer die naam van die veld waardeur dit uitgevoer sal word.
- In die veld "Sort" dui presies aan hoe dit uitgevoer sal word. Vir 'n DB is dit die beste om 'n parameter te kies "Waardes".
- In die veld "Order" Dui aan in watter volgorde die sortering uitgevoer sal word. Vir verskillende soorte inligting word verskillende waardes in hierdie venster vertoon. Byvoorbeeld, vir teksdata - dit is die waarde "Van A tot Z" of "Van Z na A", en vir numeriese - "Ascending" of "Dalende".
- Dit is belangrik om seker te maak dat dit rondom die waarde is "My data bevat opskrifte" daar was 'n regmerkie. As dit nie so is nie, moet u dit stel.
Nadat u al die nodige parameters ingevoer het, klik op die knoppie "OK".
Daarna word die inligting in die databasis volgens die gespesifiseerde instellings gesorteer. In hierdie geval is ons gesorteer volgens die name van die werknemers van die onderneming.
- Een van die gemaklikste instrumente wanneer u in 'n Excel-databasis werk, is outofilter. Ons kies die volledige reeks van die databasis in die instellingsblok Sorteer en filter Klik op die knoppie "Filter".
- Soos u kan sien, verskyn daar in die selle met die veld piktogramme in die vorm van omgekeerde driehoeke. Ons klik op die ikoon van die kolom waarvan die waarde ons gaan filter. Ontmerk die waardes waarmee ons rekords wil verberg, in die venster wat oopmaak. Nadat die keuse gemaak is, klik op die knoppie "OK".
Soos u kan sien, is die rye wat die waardes bevat waaruit ons nie gemerk het nie, van die tafel weggesteek.
- Om al die data na die skerm terug te stuur, klik ons op die ikoon van die kolom wat gefiltreer is, en merk die kassies teenoor al die items in die venster wat oopmaak. Klik dan op die knoppie "OK".
- Klik op die knoppie om die filter volledig te verwyder "Filter" op die band.
les: Sorteer en filter data in Excel
Soek
As daar 'n groot databasis is, is dit gerieflik om dit met behulp van 'n spesiale hulpmiddel te soek.
- Gaan na die oortjie om dit te doen "Home" en op die lint in die gereedskapskis "Editing" Klik op die knoppie Soek en beklemtoon.
- Daar word 'n venster oopgemaak waarin u die gewenste waarde wil spesifiseer. Klik daarna op die knoppie "Soek volgende" of Soek alles.
- In die eerste geval word die eerste sel waarin daar 'n gespesifiseerde waarde is, aktief.
In die tweede geval word die volledige lys selle wat hierdie waarde bevat, oopgemaak.
les: Hoe om 'n soektog in Excel te doen
Vries gebiede
As u 'n databasis skep, is dit gerieflik om selle met die name van rekords en velde reg te maak. As u met 'n groot databasis werk, is dit bloot 'n noodsaaklike voorwaarde. Andersins moet u voortdurend tyd spandeer om deur die blad te blaai om te sien watter ry of kolom ooreenstem met 'n sekere waarde.
- Kies die sel, die area aan die bokant en links van wat u wil regstel. Dit sal onmiddellik onder die kop en regs van die name van die inskrywings geleë wees.
- Om in die oortjie te wees "Kyk" Klik op die knoppie "Sluit gebiede"geleë in die gereedskapgroep "Venster". Kies die waarde in die vervolglys "Sluit gebiede".
Die name van velde en rekords sal altyd voor u oë wees, maak nie saak hoe ver u op die gegewensblad blaai nie.
les: Hoe u 'n gebied in Excel kan vaspen
Drop down lys
Vir sommige velde van die tabel is dit optimaal om 'n aftreklys te organiseer, sodat gebruikers, wanneer hulle nuwe rekords byvoeg, slegs sekere parameters kan spesifiseer. Dit is byvoorbeeld relevant vir 'n veld "Gender". Daar is inderdaad net twee opsies: manlik en vroulik.
- Skep 'n addisionele lys. Dit sal die beste wees om dit op 'n ander vel te plaas. Daarin dui ons die lys waardes aan wat in die aftreklys verskyn.
- Kies hierdie lys en klik daarop met die regter muisknop. Kies in die menu wat verskyn "Ken 'n naam toe ...".
- 'N Venster wat ons alreeds bekend maak, gaan oop. In die ooreenstemmende veld ken ons 'n naam toe aan ons reeks, volgens die voorwaardes hierbo genoem.
- Ons keer terug na die blad met die databasis. Kies die reeks waarop die keuselys toegepas sal word. Gaan na die oortjie "Data". Klik op die knoppie Verifiëring van dataop die lint in die gereedskapskas geleë "Werk met data".
- Die venster vir die kontrolering van sigbare waardes word oopgemaak. In die veld "Datatipe" sit die skakelaar in posisie "Lys". In die veld "Die Bron" stel die bord "=" en onmiddellik daarna, sonder 'n spasie, die naam van die aftreklys skryf, wat ons hom 'n bietjie hoër gegee het. Klik daarna op die knoppie "OK".
As u nou probeer om data in te voer in die reeks waarin die beperking gestel is, verskyn daar 'n lys waarin u kan kies tussen duidelik gestelde waardes.
As u arbitrêre karakters in hierdie selle probeer skryf, sal 'n foutboodskap verskyn. U sal moet teruggaan en 'n regte inskrywing maak.
les: Hoe u 'n aftreklys in Excel maak
Uiteraard is Excel minderwaardig in die vermoë van gespesialiseerde programme om databasisse te skep. Dit het egter instrumente wat in die meeste gevalle aan die behoeftes van gebruikers wat 'n databasis wil skep, sal bevredig. Aangesien Excel-funksies, in vergelyking met gespesialiseerde toepassings, baie beter aan gewone gebruikers bekend is, hou die ontwikkeling van Microsoft selfs 'n paar voordele in.
