Verminder lêergrootte in Microsoft Excel

As u in Excel werk, is sommige tabelle taamlik indrukwekkend. Dit lei daartoe dat die grootte van die dokument toeneem en soms selfs 'n dosyn megabyte of meer bereik. Die verhoging van die gewig van 'n Excel-werkboek lei nie net tot 'n toename in die ruimte wat dit op die hardeskyf inneem nie, maar, nog belangriker, tot die verlangsaming van die snelheid van verskillende aksies en prosesse daarin. Eenvoudig gestel, wanneer u met so 'n dokument werk, begin Excel vertraag word. Daarom word die kwessie van optimalisering en vermindering van die grootte van sulke boeke relevant. Kom ons kyk hoe u die lêergrootte in Excel verminder.

Prosedure vir die vermindering van boekgrootte

U moet 'n toegegroeide lêer in verskillende rigtings tegelyk optimaliseer. Baie gebruikers is nie bewus daarvan nie, maar dikwels bevat 'n Excel-werkboek baie onnodige inligting. As 'n lêer klein is, gee niemand baie aandag daaraan nie, maar as die dokument groot geword het, moet u dit volgens alle moontlike parameters optimaliseer.

Metode 1: verminder die werkbereik

Die werkbereik is die gebied waarin Excel die aksies onthou. Wanneer u 'n dokument weergee, vertel die program al die selle in die werkruimte. Maar dit stem nie altyd ooreen met die reeks waarin die gebruiker regtig werk nie. Byvoorbeeld, 'n ruimte wat per ongeluk geplaas is ver onder die tafel, sal die grootte van die werkbereik uitbrei na die element waar hierdie ruimte is. Dit blyk dat Excel elke keer 'n klomp leë selle hervertel. Kom ons kyk hoe u die probleem kan oplos deur 'n voorbeeld van 'n spesifieke tabel te gebruik.

1. Kyk eers na die gewig daarvan voordat u dit optimaliseer om te vergelyk wat dit na die prosedure gaan wees. Dit kan gedoen word deur na die oortjie te skuif "File". Gaan na die afdeling "Inligting". In die regterkant van die venster wat oopmaak, word die belangrikste eienskappe van die boek aangedui. Die eerste artikel van die eiendomme is die grootte van die dokument. Soos u kan sien, is dit 56,5 kilobyte in ons geval.



2. In die eerste plek moet u agterkom hoeveel die werklike werkarea van die blad verskil van die een wat die gebruiker regtig nodig het. Dit is redelik eenvoudig. Ons kom in enige sel op die tafel in en tik 'n sleutelkombinasie in Ctrl + Einde. Excel skuif onmiddellik na die laaste sel, wat die program as die finale element van die werkruimte beskou. Soos u kan sien, is dit in ons spesifieke geval lyn 913383. Aangesien die tabel slegs die eerste ses rye beslaan, kan ons die feit noem dat 913377 reëls 'n nuttelose las is wat nie net die lêergrootte vergroot nie, maar omdat die konstante herberekening van die hele reeks deur die program tydens die uitvoering van enige handeling, vertraag die werk op die dokument.

   

   Natuurlik is die werklikheid so 'n groot gaping tussen die werklike werkarea en die een wat Excel daarvoor gebruik, baie skaars, en ons het soveel reëls geneem om dit duidelik te maak. Alhoewel, soms is daar selfs gevalle waar die werkarea die hele oppervlakte van die blad is.

3. Om hierdie probleem op te los, moet u die reëls, van die eerste leë punt tot die einde van die blad, uitvee. Om dit te doen, kies die eerste sel, wat direk onder die tabel is, en tik die sleutelkombinasie in Ctrl + Shift + Down Arrow.



4. Soos u kan sien, is daarna al die elemente van die eerste kolom gekies, vanaf die gespesifiseerde sel tot aan die einde van die tabel. Klik dan op die inhoud met die regter muisknop. Kies in die konteksmenu wat oopmaak "Verwyder".

   

   Baie gebruikers probeer om te verwyder deur op die knoppie te klik. Delete op die sleutelbord, maar dit is nie reg nie. Hierdie aksie maak die inhoud van die selle skoon, maar verwyder dit nie self nie. Daarom sal dit in ons geval nie help nie.

5. Nadat ons die item gekies het "Verwyder ..." in die konteksmenu word 'n klein venster oopgemaak om selle te verwyder. Ons plaas die skakelaar daarin "Line" en klik op die knoppie "OK".



6. Alle rye van die geselekteerde reeks is uitgevee. Stoor die boek weer deur op die diskette-ikoon in die linkerbovenhoek van die venster te klik.



7. Kom ons kyk hoe dit ons gehelp het. Kies enige sel in die tabel en tik 'n kortpad in Ctrl + Einde. Soos u kan sien, het Excel die laaste sel van die tabel gekies, wat beteken dat dit nou die laaste element van die werkruimte van die blad is.



8. Gaan nou na die gedeelte "Inligting" oortjies "File"om uit te vind hoeveel die gewig van ons dokument verminder is. Soos u kan sien, is dit nou 32,5 KB. Onthou dat die grootte voor die optimaliseringsprosedure 56,5 Kb was. Dit is dus met meer as 1,7 keer verminder. Maar in hierdie geval is die belangrikste prestasie om nie eers die gewig van die lêer te verlaag nie, maar dat die program nou bevry is van die reële berekening van die ongebruikte reeks, wat die snelheid van die verwerking van die dokument aansienlik sal verhoog.

As die boek verskillende velle het waarmee u werk, moet u 'n soortgelyke prosedure uitvoer met elkeen. Dit sal die grootte van die dokument verder verminder.

Metode 2: Elimineer die formatering

'N Ander belangrike faktor wat 'n Excel-dokument moeiliker maak, is oorformatering. Dit kan insluit die gebruik van verskillende soorte lettertipes, grense, nommerformate, maar dit gaan eerstens oor die invul van selle in verskillende kleure. Voordat u die lêer boonop formateer, moet u twee keer nadink of dit beslis die moeite werd is, of as u dit maklik kan doen.

Dit geld veral vir boeke wat 'n groot hoeveelheid inligting bevat, wat op sigself reeds 'n aansienlike omvang het. As u formatering by 'n boek voeg, kan die gewig daarvan selfs 'n paar keer verhoog. Daarom moet u 'n middelveld kies tussen die sigbaarheid van die aanbieding van inligting in die dokument en die lêergrootte, en slegs formatering toepas waar dit regtig nodig is.

Nog 'n faktor wat met die opmaak van die gewig verband hou, is dat sommige gebruikers verkies om selle te oorvul. Dit wil sê dat hulle nie net die tabel self formateer nie, maar ook die omvang onder dit, soms selfs tot aan die einde van die blad, met die verwagting dat dit nie nodig sal wees om dit elke keer weer te formateer wanneer nuwe rye by die tafel gevoeg word nie.

Maar dit is nie bekend presies wanneer nuwe reëls bygevoeg sal word en hoeveel daar bygevoeg sal word nie, en met so 'n voorlopige formatering sal u die lêer op die oomblik swaarder maak, wat ook die spoed van werk met hierdie dokument negatief sal beïnvloed. As u dus formatering toepas op leë selle wat nie in die tabel is nie, moet dit verwyder word.

1. In die eerste plek moet u al die selle wat onder die omvang van die data geleë is, selekteer. Klik hierop op die nommer van die eerste leë lyn in die vertikale koördinaatpaneel. Die hele lyn word uitgelig. Daarna gebruik ons ​​die reeds bekende hotkey-kombinasie Ctrl + Shift + Down Arrow.



2. Daarna word die hele reeks rye onder die deel van die tabel gevul met data uitgelig. Om in die oortjie te wees "Home" Klik op die ikoon "Duidelike"op die lint in die gereedskapskas geleë "Editing". 'N Klein spyskaart word oopgemaak. Kies 'n posisie daarin "Formate skoonmaak".



3. Na hierdie aksie sal die formatering in alle selle van die gekose reeks verwyder word.



4. Op dieselfde manier kan u onnodige formatering in die tabel self verwyder. Om dit te doen, kies individuele selle of 'n reeks waarin ons die formatering beskou as minimaal nuttig, klik op die knoppie "Duidelike" kies op die lint en uit die lys "Formate skoonmaak".



5. Soos u kan sien, is die formatering in die geselekteerde reeks van die tabel heeltemal verwyder.



6. Daarna keer ons terug na hierdie reeks enkele formateringselemente wat ons as geskik ag: grense, getalformate, ens.

Bogenoemde stappe sal help om die grootte van die Excel-werkboek aansienlik te verminder en die werk daarin te bespoedig. Maar dit is beter om formatering aanvanklik slegs te gebruik waar dit regtig geskik en nodig is, as om later tyd te spandeer aan die optimalisering van die dokument.

Les: formatteer tabelle in Excel

Metode 3: skakels uitvee

Sommige dokumente het 'n baie groot aantal skakels waarvandaan die waardes getrek word. Dit kan ook die spoed van werk daarin ernstig vertraag. Eksterne skakels na ander boeke is veral van invloed op hierdie vertoning, hoewel interne skakels ook die prestasie negatief beïnvloed. As die bron vanwaar die skakel die inligting neem nie voortdurend opgedateer word nie, is dit sinvol om die skakeladresse in die selle met gewone waardes te vervang. Dit kan die snelheid van werk met 'n dokument verhoog. Nadat u die element gekies het, kan u sien of die skakel of waarde in 'n spesifieke sel is in die formulebalk.

1. Kies die gebied waarin die skakels is. Om in die oortjie te wees "Home"Klik op die knoppie "Copy" wat op die lint in die instellingsgroep geleë is "Clipboard".

   

   Alternatiewelik, nadat u 'n reeks gemerk het, kan u 'n vinnige toetskombinasie gebruik Ctrl + C

2. Nadat die data gekopieër is, verwyder ons nie die keuse uit die gebied nie, maar klik daarop met die regter muisknop. Die konteksmenu word van stapel gestuur. Daarin in die blok Voeg opsies in moet op die ikoon klik "Waardes". Dit het die vorm van 'n ikoon met die getalle wat getoon word.



3. Daarna word alle skakels in die geselekteerde gebied deur statistiese waardes vervang.

Onthou egter dat hierdie Excel-werkboekoptimaliseringsopsie nie altyd aanvaarbaar is nie. Dit kan slegs gebruik word as die data van die oorspronklike bron nie dinamies is nie, dit wil sê dat dit nie mettertyd sal verander nie.

Metode 4: formaat verander

'N Ander manier om lêergrootte aansienlik te verminder, is om die formaat te verander. Hierdie metode help waarskynlik meer as enigiemand anders om die boek saam te druk, hoewel bogenoemde opsies ook in kombinasie gebruik moet word.

In Excel is daar verskillende "inheemse" lêerformate - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Die xls-formaat was 'n basiese uitbreiding vir die programweergawes Excel 2003 en vroeër. Dit is reeds verouderd, maar nietemin gebruik baie gebruikers dit steeds toe. Daarbenewens is daar tye dat u weer moet begin werk met ou lêers wat baie jare gelede geskep is toe daar geen moderne formate was nie. Om nie te praat van die feit dat baie derdeparty-programme wat nie weet hoe om latere weergawes van Excel-dokumente te verwerk nie, boeke met hierdie uitbreiding werk.

Daar moet op gelet word dat 'n boek met die xls-uitbreiding baie groter is as die moderne analoog van die xlsx-formaat, wat Excel tans as die belangrikste gebruik. In die eerste plek is dit te wyte aan die feit dat xlsx-lêers in werklikheid saamgeperste argiewe is. As u dus die xls-uitbreiding gebruik, maar die gewig van die boek wil verminder, kan u dit doen bloot deur dit in xlsx-formaat te stoor.

1. Gaan na die oortjie om 'n dokument van xls-formaat na xlsx-formaat te omskep "File".



2. Let onmiddellik op die gedeelte in die venster wat oopmaak "Inligting", waar aangedui word dat die dokument tans 40 Kbyte weeg. Klik nou op die naam "Stoor as ...".



3. Die stoorvenster word oopgemaak. As u wil, kan u oorskakel na 'n nuwe gids daarin, maar vir die meeste gebruikers is dit gemakliker om die nuwe dokument op dieselfde plek as die bron te bêre. Die naam van die boek kan, indien gewenst, in die veld 'File name' verander word, hoewel dit nie nodig is nie. Die belangrikste in hierdie prosedure is om in die veld te sit Lêertipe betekenis "Excel-werkboek (.xlsx)". Daarna kan u op die knoppie druk "OK" aan die onderkant van die venster.



4. Nadat die besparing gedoen is, gaan ons na die afdeling "Inligting" oortjies "File"om te sien hoeveel gewig afgeneem het. Soos u kan sien, is dit nou 13,5 KB teenoor 40 KB voor die omskakelingsprosedure. Dit is, net deur dit in 'n moderne formaat te stoor, het dit die boek byna drie keer moontlik gemaak.

Daarbenewens is daar in Excel 'n ander moderne xlsb-formaat of 'n binêre boek. Daarin word die dokument in binêre kodering geberg. Hierdie lêers weeg selfs minder as boeke in xlsx-formaat. Boonop is die taal waarin hulle geskryf is die naaste aan Excel. Daarom werk dit vinniger met sulke boeke as met enige ander uitbreiding. Terselfdertyd is die boek met die gespesifiseerde formaat ten opsigte van funksionaliteit en moontlikhede om verskillende instrumente te gebruik (formatering, funksies, grafika, ens.) Glad nie minder as die xlsx-formaat nie en oortref dit die xls-formaat.

Die hoofrede waarom xlsb nie die standaardformaat in Excel geword het nie, is dat derdepartyprogramme skaars daarmee kan werk. As u byvoorbeeld inligting van Excel na 1C moet uitvoer, kan dit gedoen word met xlsx- of xls-dokumente, maar nie met xlsb nie. Maar as u nie van plan is om data na enige derde party oor te plaas nie, kan u die dokument veilig in xlsb-formaat stoor. Dit sal u toelaat om die grootte van die dokument te verminder en die spoed van werk daarin te verhoog.

Die prosedure om die lêer in die xlsb-uitbreiding op te slaan, is soortgelyk aan die een wat ons vir die xlsx-uitbreiding gedoen het. In die oortjie "File" Klik op die item "Stoor as ...". In die stoorvenster wat oopmaak, in die veld Lêertipe moet 'n opsie kies "Excel-binêre werkboek (* .xlsb)". Klik dan op die knoppie "Save".

Ons kyk na die gewig van die dokument in die afdeling "Inligting". Soos u kan sien, het dit nog meer gedaal en is dit nou net 11,6 KB.

Opsomming van die algemene resultate, ons kan sê dat as u met 'n lêer in xls-formaat werk, die doeltreffendste manier is om die grootte te verminder, dit dan in moderne xlsx- of xlsb-formate te stoor. As u reeds die lêeruitbreidingsdata gebruik, moet u die werkruimte korrek instel, oormatige formatering en onnodige skakels verwyder om hul gewig te verminder. U sal die grootste opbrengs kry as u al hierdie aksies in 'n kompleks uitvoer, en u nie tot net een opsie beperk nie.