Om gemaklik met 'n groot verskeidenheid gegewens in tabelle te werk, moet dit altyd volgens 'n spesifieke kriterium bestel word. Om spesifieke doelwitte te bereik, is die volledige datastelsel soms nie nodig nie, maar slegs individuele rye. Daarom is dit 'n rasionele oplossing om die data te organiseer en dit uit ander resultate te filter, om nie deurmekaar te raak in 'n groot hoeveelheid inligting nie. Kom ons kyk hoe data in Microsoft Excel gesorteer en gefilter word.
Maklike datasortering
Sortering is een van die maklikste instrumente wanneer u in Microsoft Excel werk. Gebruik dit om die rye van die tabel in alfabetiese volgorde te rangskik volgens die gegewens in die kolomselle.
Sortering van data in Microsoft Excel kan uitgevoer word met behulp van die knoppie "Sorteer en filter", wat in die tuisblad "Tuis" op die lint in die "Bewerking" -balk is. Maar eers moet ons op enige sel in die kolom klik waarmee ons gaan sorteer.
In die onderstaande tabel moet u byvoorbeeld die werknemers alfabeties sorteer. Ons kom in enige sel in die kolom 'Naam' en klik op die knoppie 'Sorteer en filter'. Om die name alfabeties te sorteer, kies 'Sorteer van A tot Z' in die lys wat verskyn.
Soos u kan sien, word al die gegewens in die tabel volgens die alfabetiese naamlys geplaas.
Om in die omgekeerde volgorde te sorteer, kies in dieselfde menu die knop Sorteer van Z na A. "
Die lys is in omgekeerde volgorde herrangskik.
Daar moet op gelet word dat hierdie soort sortering slegs met 'n teksdataformaat aangedui word. Byvoorbeeld, in die numeriese formaat, is die sortering "Van minimum tot maksimum" (en omgekeerd), en vir die datumformaat, "Van oud na nuut" (en omgekeerd).
Pasgemaakte sortering
Maar soos u kan sien, met die aangeduide soorte sorteer volgens een waarde, is die data wat die name van dieselfde persoon bevat, binne 'n reeks in 'n arbitrêre volgorde gerangskik.
Maar wat as ons die name alfabeties wil sorteer, maar as die naam byvoorbeeld ooreenstem, sorg dat die data volgens datum gerangskik is? Om dit te kan doen, sowel as om ander funksies te gebruik, almal in dieselfde "Sorteer en filter" -menu, moet ons na die item "Aangepaste sorteer ..." gaan.
Daarna word die venster vir sorteerinstellings oopgemaak. As u tabel opskrifte het, moet u daarop let dat daar in hierdie venster 'n regmerkie moet wees langs die opsie "My data bevat opskrifte".
Dui in die "Kolom" -veld die naam aan van die kolom waarmee die sorteer uitgevoer sal word. In ons geval is dit die kolom 'Naam'. Die "Sorteer" -veld dui aan watter tipe inhoud gesorteer sal word. Daar is vier opsies:
- waarde;
- Selkleur;
- Fontkleur;
- Selikoon.
Maar in die oorgrote meerderheid van die gevalle word die item 'Waardes' gebruik. Dit is standaard ingestel. In ons geval sal ons ook hierdie spesifieke item gebruik.
In die kolom "Orde" moet ons aandui in watter volgorde die data gerangskik sal word: "Van A tot Z" of omgekeerd. Kies die waarde "Van A tot Z".
Dus het ons die sortering volgens een van die kolomme opgestel. Om die sortering volgens 'n ander kolom te konfigureer, klik op die knoppie "Voeg vlak by".
'N Ander stel velde verskyn, wat reeds ingevul moet word vir sortering volgens 'n ander kolom. In ons geval, volgens die kolom 'Datum'. Aangesien die datumformaat in hierdie selle ingestel is, stel ons die waardes nie in die "Orde" -veld nie "Van A tot Z", maar "Van oud na nuut" of "Van nuut na oud".
Op dieselfde manier kan u in hierdie venster, indien nodig, sorteer volgens ander kolomme in volgorde van prioriteit. As al die instellings voltooi is, klik op die "OK" knoppie.
Soos u kan sien, word alle gegewens in ons tabel eerstens volgens die werknemer se name gesorteer, en dan volgens betaaldatums.
Maar dit is nie al die moontlikhede van persoonlike sorteer nie. As u wil, kan u in hierdie venster die sortering nie opstel volgens kolomme nie, maar volgens rye. Klik hierop op die knoppie "Opsies".
Beweeg die skakelaar in die sorteeropsiesvenster van die posisie "Baanlyne" na die "Baankolomme" -posisie. Klik op die "OK" knoppie.
Nou kan u, in analogie met die vorige voorbeeld, data invoer vir sortering. Voer die data in en klik op die "OK" -knoppie.
Soos u kan sien, word die kolomme daarna omgeruil volgens die ingevoerde parameters.
Uiteraard is die gebruik van sorteer met die verandering van die ligging van die kolomme natuurlik nie nuttig vir ons tabel nie, maar vir sommige ander tabelle kan hierdie soort sorteer baie gepas wees.
Filter
Daarbenewens het Microsoft Excel 'n datafilterfunksie. Dit laat u toe om slegs die data wat u nodig ag, sigbaar te maak en die res weg te steek. Indien nodig, kan verborge data altyd na die sigbare modus terugbesorg word.
Om hierdie funksie te gebruik, staan ons op enige sel in die tabel (en verkieslik in die kop), klik weer op die knoppie "Sorteer en filter" in die "Bewerk" -balk. Maar hierdie keer, kies die item "Filter" in die menu wat verskyn. U kan ook in plaas van hierdie aksies eenvoudig die toetskombinasie Ctrl + Shift + L druk.
Soos u kan sien, verskyn daar in die selle met die name van al die kolomme 'n ikoon in die vorm van 'n vierkant waarin die driehoek onderstebo gedraai word.
Ons klik op hierdie ikoon in die kolom waarvolgens ons gaan filter. In ons geval het ons besluit om met die naam te filter. Ons moet byvoorbeeld slegs die data vir die werknemer van Nikolaev agterlaat. Ontmerk dus die name van alle ander werknemers.
Klik op die "OK" -knop wanneer die prosedure voltooi is.
Soos u kan sien, is slegs rye met die naam van die werknemer Nikolaev in die tabel oor.
Laat ons die taak bemoeilik en slegs die gegewens in verband met Nikolaev vir die III-kwartaal van 2016 in die tabel laat. Om dit te doen, klik op die ikoon in die 'Datum'-sel. Ontmerk die maande "Mei", "Junie" en "Oktober" in die lys wat oopmaak, aangesien dit nie tot die derde kwartaal behoort nie, en klik op die "OK" -knoppie.
Soos u kan sien, is slegs die data wat ons benodig, oor.
Om die filter deur 'n spesifieke kolom te verwyder en verborge data te wys, klik weer op die ikoon in die sel met die titel van hierdie kolom. Klik in die menu wat oopmaak op die item "Filter verwyder van ...".
As u die filter in die geheel wil terugstel volgens die tabel, moet u op die "Sorteer en filter" -knoppie op die lint klik en "Clear" kies.
As u die filter heeltemal moet verwyder, dan moet u, in dieselfde menu, die item "Filter" kies, of die sleutelbordkortpad Ctrl + Shift + L invoer.
Daarbenewens moet daarop gelet word dat, nadat ons die "Filter" -funksie aanskakel, as u op die ooreenstemmende ikoon in die selle van die tabelopskrif klik, die sorteerfunksies waaroor ons hierbo gepraat het, beskikbaar word in die menu wat verskyn: "Sortering van A tot Z" , Sorteer van Z na A, en sorteer volgens kleur.
Les: Hoe om autofilter in Microsoft Excel te gebruik
Slim tafel
Sortering en filtering kan ook geaktiveer word deur die data-area waarmee u werk, in 'n sogenaamde slim tafel om te skakel.
Daar is twee maniere om 'n slim tafel te skep. Om die eerste daarvan te gebruik, kies die hele area van die tabel en klik op die tuisblad op die tuisblad "Formateer as tafel". Hierdie knoppie is in die "Styles" -blokkie geleë.
Kies een van die style wat u wil in die lys wat oopmaak. Die keuse sal nie die funksies van die tabel beïnvloed nie.
Daarna word 'n dialoogvenster geopen waarin u die koördinate van die tabel kan verander. Maar as u voorheen die gebied korrek gekies het, hoef niks anders gedoen te word nie. Die belangrikste is om daarop te let dat daar 'n regmerkie langs die parameter "Tabel met kop" is. Klik nou op die "OK" -knoppie.
As u besluit om die tweede metode te gebruik, moet u ook die hele area van die tabel kies, maar hierdie keer gaan u na die tab "Insert". Klik van hier af op die lint in die Tabel-gereedskapkis op die Tabel-knoppie.
Daarna, soos die vorige keer, word 'n venster geopen waar u die koördinate van die tabel kan aanpas. Klik op die "OK" knoppie.
Ongeag hoe u dit gebruik wanneer u 'n "slim tafel" skep, u sal eindig met 'n tabel in die selle van die kop waarvan die filterikone wat hierbo beskryf is, reeds geïnstalleer is.
As u op hierdie ikoon klik, sal dieselfde funksies beskikbaar wees as u die filter op die standaard manier met die "Sorteer en filter" -knop begin.
Les: Hoe om 'n tabel in Microsoft Excel te skep
Soos u kan sien, kan die gereedskap om te sorteer en te filter, indien dit korrek gebruik word, gebruikers baie help om met tabelle te werk. Die gebruik daarvan word veral relevant as 'n baie groot datastelsel in die tabel aangeteken word.
